سامانه دبیرخانه

در عصری که مکاتبات کاغذی بخش عمده‌ای از فعالیت شرکتها و سازمانهای تجاری را در برگرفته است، لزوم بایگانی این اسناد کاغذی که نیاز به فضای اختصاصی روزافزون دارد، مشکلات جستجو میان این اسناد و مدارک که هرقدر هم طبقه‌بندی به کار برده شده دقیق‌تر باشد باز هم جستجو زمان‌بر است و به سختی انجام می‌شود، و خطر از بین رفتن محیط زیست جهت تهیه این محصولات مشکلاتی است که گریبان‌گیر جوامع بشری شده است. خوشبختانه امروزه با پیشرفت تکنولوژی، برای این موضوع راه‌حل‌های متعددی وجود دارد که یکی از آن‌ها استفاده از نرم‌افزارمی باشد.

سامانه دبیرخانه لینکوتک نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان با مزیت بررسی كارتابل.در این سیستم ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، سامانه دبیرخانه با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.


سامانه دبیرخانه

webdesign.png تعریف سطوح دسترسی جهت نامه ها (عادی، محرمانه، سری و...)
مشخص نمودن مسئولیت و سمت ها در چارت سازمانی
طبقه بندی گیرنده ها جهت هر یک از پرسنل
تعریف اولویت نامه (عادی، فوری، خیلی فوری،..)
تعريف اطلاعات پايه شامل چارت سازماني، جايگاهها ، پست ها، کاربران، تقويم سازماني و ...
گزارش عملکرد دبيرخانه بر حسب تاريخ هاي مشخص و گزارش دفتر انديکاتور
تعريف محدوده عمليات هر کاربر و انتصاب سمت هاي مختلف به يک کاربر
ايجاد و مشاهده کارتابل پيام ، پيام هاي ارسالي، پيام هاي حذف شده به تفکيک کاربران
تعريف دبيرخانه هاي متعدد و اطلاعات پايه هر کدام شامل انواع نامه، شيوه هاي ارسال، کليد واژه، انواع کار، انواع يادداشت اداري و تعيين مقادير پيش فرض قسمت هاي مختلف سيستم
تعريف دفاتر انديکاتور مختلف به ازاي هر دبيرخانه و قالب شماره نامه (وارده، صادره، داخلي)
تعریف اشخاص و سازمان های طرف مکاتبه در خارج از سازمان استفاده از ساعت و تاریخ دستگاه مرکزی (server )، در هنگام ثبت اطلاعات
امکان ایجاد نامه های مرتبط و تعریف انواع ارتباطات (عطف، پیرو،..)
طبقه بندی اتوماتیک نامه
طبقه بندی نامه ها در پوشه های قابل تعریف به شکل درخت واره و در سطوح نامحدود
ecommerce.png امكان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی
گزارش از دفتر اندیكاتور
امکان تهيه گزارش از اقدامات و ارجاعات
تهيه گزارش از نامه های اسکن شده و نشده
امکان چاپ ليست ارجاعات روی یک نامه
گزارش گیری از نامه مرتبط با یک پروژه گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...
امكان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .
امكان صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel